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    1. 1. 目標

      核心目標:5-10s能找到自己需要文件。

      輔助目標:重要文件唾手可得、重要文件需備份、重要文件保留版本。

      2. 操作

      3. 文件夾建立規范

      易于區分:每個文件夾功能不交叉,且名字易于區分。

      4. 文件建立規范

      精準:每個文件的命名要準確表達,文件的名稱要詳細、規范、避免重復與歧義。

      一致:文檔內容的統一出口最初在產品這,至少在自己在存文檔時要做到同一個項目的文件名稱統一,不然按照關鍵字模糊搜索時也是很苦逼。

      三、文件分類

      在日常的工作中,個人會保存的文件主要分為如下幾類。

      項目文件:一個項目從0-1的一攬子文件

      個人文件:個人述職、個人績效、個人模板文件等文件

      產品文件:公司產品的接口文檔、數據庫設計文檔

      日常文件:雜七雜八但和項目不掛鉤或者關系不大的文件

      1. 項目文件

      說起項目文件,就需要說起一個項目的流程,簡單來說項目可以分為前期準備、中期設計、后期總結,針對個別崗位可能還會涉及項目管理、項目發布等等。而項目文件夾的建立可以根據各個時期不同工作建立不同的文件夾,既便于區分,又易于查找。

      而小正根據這個流程,依托編號+名稱的格式,參考圖書管理辦法歸納了自己一套辦法。

      第一級項目文件,用于和項目文件、個人文件、產品文件區分,其命名格式為“項目文件”。

      第二級為項目名稱,用于區分每個項目與時間,其命名格式為“編號+項目名稱”。

      第三級為項目流程文件,用于區分各個階段的命名,其命名格式為“編號+階段名稱”。

      在第三級別根據圖書管理辦法定義的命名規范如下:前期準備編號以00開頭、中期設計以01和02開頭、項目管理以03開頭,最終文檔以09開頭,04-08開頭的文檔為預留文檔。

      而在第三級別,小正又根據自己的日常需要進行了細分,大家可以進行參考:

      001_官方文檔:存放官方政策或者文檔

      002_參考文檔:存放競品文檔等

      003_歷史設計:存放歷史版本的內容或者別人設計的內容。

      011_原型圖:存放自己設計的原型圖

      012_需求文檔:存放自己書寫的需求文檔

      013_腦圖:存放自己繪制的思維腦圖

      014_流程圖:存放自己繪制的流程圖

      031_項目管理:存放項目管理相關內容,如工時

      041_其他:預留內容,根據個人需要規劃

      091_臨時文檔:暫時未歸檔內容,只做臨時存放用

      092_發布文檔:發布/發送給其他人文檔(留檔用)

      093_歸檔:項目結束,整理歸檔后文檔

      注:在第二級別命名時小正了解到有人喜歡在項目命名時添加日期,小正個人不建議在這里添加。

      首先創建文件時不知道你這個項目的結束日期,其次是添加起始結束日期后命名過長不易查看,其次是具體的項目是一個長期內容,具體的開始/結束時間可以在項目總結時專門書寫。

      2. 個人文件

      個人文件的分類就需要參考個人使用的內容,但整體也可以由三級構成。

      第一級為個人文件,用于和項目文件、個人文件、產品文件區分,其命名格式為“項目文件”。

      第二級為個人文件名稱,用于區分個人文件的類型,其命名格式為“編號+項目名稱”。

      第三季為文件細分,用于按日期區分每個時期的文件,其命名格式為“日期+簡述”。

      3. 產品文件

      產品文件用于存放和公司產品相關的文件,比如接口文檔、數據庫文檔、字典、原型圖等。

      第一級為產品文件,用于和項目文件、個人文件、產品文件區分,其命名格式為“項目文件”

      第二級為產品相關文件,用于存放產品不同類型的文件,其命名格式為“編號+分類名稱”。

      第三級為不同版本文件,用于存放該類型不同版本的文件,其命名格式為“版本+簡述”。

      4. 日常文件

      日常文件用于存放雜七雜八但和項目不掛鉤或關系不大的。

      第一級為日常文件,用于和項目文件、個人文件、產品文件區分,其命名格式為“項目文件”

      第二級為日常分類,用于存放不同日期做的不同的工作,其命名格式為“日期+工作簡述”。

      5. 總結

      綜上所述,整體文件的分級內容如下所示。

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